Von der Vision zur Realität oder Wie verkaufen Wissenschaftler eigentlich Röntgenlaser?

Die Herausforderung

Der 3,4 Kilometer lange European XFEL erzeugt extrem intensive Röntgenlaserblitze, die Forschende aus der ganzen Welt nutzen können. Die Röntgenblitze werden in unterirdischen Tunneln erzeugt und ermöglichen es, atomare Details von Viren zu erkennen, chemische Reaktionen zu filmen und Vorgänge wie im Inneren von Planeten zu untersuchen.

2018 tritt die XFEL GmbH nach dem Bau und der Inbetriebnahme des XFEL in eine neue Phase als Forschungseinrichtung ein und unterliegt damit einem organisationalen Wandel in der Zielsetzung und in der eigenen strukturellen Ausrichtung. Die inspiranten begleiten ab diesem Zeitpunkt gemeinsam mit Klärwerk Berlin den Change-Management Prozess über zwei Jahre. 

Nach diesem umfangreichen Mission-Vision-Values-Prozess steht das Leitbild. Das operative Geschäft als Servicedienstleister der Wissenschaft und Forschung kann beginnen! Es ist Zeit zurückzublicken, innezuhalten und zu schauen, was bereits passiert ist, was erfolgreich war und was die Zukunft bereithält. Innerhalb eines Online-Events für alle 500 Mitarbeiter soll der Startpunkt für die Umsetzung dieser Visionen signalisiert und konkrete Herausforderungen und Ziele geteilt werden.

Unsere Lösung

Die XFEL GmbH realisiert monatlich Mitarbeitertreffen, die dazu dienen, die Mannschaft auf den aktuellen Stand zu bringen. Wir nutzen dieses Vehikel, um eines dieser monatlichen „Staff Meetings“ als „Special Edition“ zu lancieren.

Die Mitarbeiter erleben ein zweistündiges abwechslungsreiches Online-Event mit Information, Entertainment und hohem Dialoganteil. Im Vorfeld haben wir Ergebnisse aus dem Umstrukturierungsprozess mittels vorproduzierter Filme eingefangen, die sich mit Live-Anteilen abwechseln. Doch es ging nicht nur um harte Fakten, sondern auch darum, Mitarbeiter zu integrieren und ihnen eine Stimme zu geben: Tom Friedländer erfüllte in diesem Kontext Musikwünsche, gezielte Online-Votings spiegeln immer wieder die Stimmung und Meinung wider und alle Kollegen können sich mit dem Frage-und Antwort Tool des Online-Meetings aktiv mit einbringen. Das Online-Event ist kurzweilig und die Moderatorin Susi Herzberger führt charmant und versiert durch das Programm. Die deutsche Meisterin des „Team Poetry Slam“, Dominique Macri, dokumentiert das gesamte Online-Event und rundet mit ihrem individuellen XFEL-Gedicht das Event ab.

Der Erfolg

Alle Mitarbeiter des European XFEL nehmen die „Special Edition“ ihres monatlichen Mitarbeiterevents als Startpunkt einer neuen Phase wahr. Sie sind nun eingeschworen und vorbereitet, Forschungsinstituten und Wissenschaftlern aus der ganzen Welt mit ihrer Anlage optimal zur Seite zu stehen. Die poetische Zusammenfassung dieses Starts in eine neue Phase des Unternehmens wird im Intranet zum Motivationstool.